แปลเอกสารราชการต้องใช้อะไรบ้าง? ฉบับสมบูรณ์

เอกสารราชการเป็นเอกสารสำคัญที่ใช้ในการทำธุรกรรมกับหน่วยงานต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นสถานทูต กรมการกงสุล หรือหน่วยงานราชการต่างประเทศ การแปลเอกสารราชการจึงต้องมีความถูกต้องแม่นยำสูง เพราะข้อผิดพลาดเล็กน้อยอาจทำให้เอกสารถูกปฏิเสธหรือต้องดำเนินการใหม่

ประเภทเอกสารราชการที่พบบ่อย

เอกสารราชการที่เรามักได้รับให้แปลมีหลากหลายประเภท แต่ละประเภทมีข้อกำหนดเฉพาะที่แตกต่างกันไป

ข้อกำหนดสำคัญในการแปลเอกสารราชการ

1. รูปแบบต้องตรงตามต้นฉบับ (Layout Preservation)

เอกสารราชการที่แปลต้องมีรูปแบบเค้าโครงใกล้เคียงกับต้นฉบับมากที่สุด เพื่อให้เจ้าหน้าที่สามารถตรวจสอบและเทียบเคียงข้อมูลระหว่างภาษาไทยและอังกฤษได้โดยสะดวก

2. ชื่อต้องสะกดถูกต้องตามหลักสากล

การสะกดชื่อ-นามสกุลต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ของราชบัณฑิตยสถาน หรือใช้การถอดเสียงที่ได้รับการยอมรับ โดยต้องตรงกับเอกสารราชการอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

3. คำศัพท์เฉพาะทางต้องแม่นยำ

เอกสารราชการมักมีคำศัพท์เฉพาะทางกฎหมาย การปกครอง หรือการศึกษา ซึ่งนักแปลต้องรู้จักและใช้คำที่ถูกต้อง มิเช่นนั้นอาจทำให้ความหมายคลาดเคลื่อน

4. ต้องมีใบรับรองคำแปล (Certification)

เอกสารราชการที่ใช้ยื่นหน่วยงานต่างประเทศจำเป็นต้องมีใบรับรองคำแปล (Certified Translation) เพื่อรับรองว่างานแปลถูกต้อง ครบถ้วน และตรงตามต้นฉบับ

เอกสารราชการที่ต้องแปลบ่อยที่สุด 5 อันดับ

1. ทะเบียนบ้าน — เป็นเอกสารที่ต้องใช้ยื่นวีซ่าเกือบทุกประเภท คิดเป็นสัดส่วนมากที่สุดของงานแปลที่เราได้รับ
2. สูติบัตร / ใบเกิด — จำเป็นสำหรับครอบครัวที่มีเด็กเดินทางไปต่างประเทศ
3. บัตรประชาชน — เอกสารยืนยันตัวตนหลักที่สถานทูตต้องการ
4. ใบรับรองการศึกษา — สำหรับผู้ที่สมัครเรียนต่อหรือขอวีซ่านักเรียน
5. ใบรับรองสถานะโสด — สำหรับการจดทะเบียนสมรสต่างประเทศ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการแปลเอกสารราชการ

• สะกดชื่อผิด — ชื่อสะกดไม่ตรงกับพาสปอร์ตหรือเอกสารอื่นๆ
• รูปแบบไม่ตรงต้นฉบับ — เจ้าหน้าที่ตรวจสอบยาก อาจถูกตีกลับ
• ใช้ภาษาไม่สุภาพ — เอกสารราชการต้องใช้ภาษาทางการ นักแปลทั่วไปอาจใช้ภาษาที่ไม่เหมาะสม
• ไม่มีใบรับรอง — สถานทูตส่วนใหญ่กำหนดให้เอกสารแปลต้องมี Certified Translation
• วันที่ผิด — วันที่ในคำแปลไม่ตรงกับต้นฉบับหรือเขียนรูปแบบไม่ถูกต้อง